Wie oft sollte ein Reinigungsplan im Büro überarbeitet werden?

Wir empfehlen, den Plan mindestens einmal im Jahr zu prüfen und zusätzlich immer dann, wenn sich etwas Wesentliches ändert. Typische Anlässe sind mehr oder weniger Mitarbeitende, neue Räume, ein anderer Bodenbelag oder ein geändertes Homeoffice-Modell.

Wer ist im Büro für den Reinigungsplan zuständig?

Das legt jedes Unternehmen selbst fest. Häufig kümmert sich das Office-Management oder die Verwaltung um Plan und Kontrolle, während die einzelnen Tätigkeiten vom eigenen Personal oder von einem beauftragten Reinigungsdienstleister erledigt werden. Wichtig ist, dass in der Spalte Zuständig für jede Zeile ein klarer Name oder eine Rolle steht.

Muss ein Reinigungsnachweis im Büro geführt werden?

Ob und in welcher Form eine Dokumentation vorgeschrieben ist, hängt von Branche und Nutzung ab und sollte im Einzelfall geprüft werden. Unabhängig davon hilft ein Nachweis im Alltag, weil er zeigt, wann ein Bereich zuletzt gereinigt wurde, und Rückfragen oder Reklamationen versachlicht.

Kann ich die Vorlage auch für eine Arztpraxis oder Kanzlei nutzen?

Als Grundgerüst ja, denn Arbeitsplätze, Sanitärräume und Küche gibt es dort ebenso. Für Praxen kommen meist zusätzliche Bereiche und strengere Hygieneanforderungen hinzu, die Sie als eigene Zeilen ergänzen sollten. Welche Vorgaben konkret gelten, ist im Einzelfall zu klären.

Ratgeber · Unterhaltsreinigung

Reinigungsplan fürs Büro: Vorlage zum Download (PDF & Excel)

2. November 2026 · 5 Min. Lesezeit

Reinigungskraft wischt einen Schreibtisch in einem hellen Berliner Großraumbüro

Ein Reinigungsplan fürs Büro legt schriftlich fest, welche Bereiche wie oft gereinigt werden, welche Tätigkeiten dazugehören und wer dafür zuständig ist. So wissen alle Beteiligten, was wann zu tun ist, und Sie können jederzeit nachvollziehen, ob es erledigt wurde.

Unsere kostenlose Vorlage für den Reinigungsplan im Büro können Sie direkt hier als PDF zum Ausdrucken oder als Excel-Datei zum Bearbeiten herunterladen. Sie enthält einen fertig gegliederten Plan mit Beispiel-Intervallen und ein zweites Blatt als Reinigungsnachweis zum Abzeichnen.

Im Folgenden erklären wir den Aufbau der Vorlage, wie Sie sie an Ihr Büro anpassen und worauf es bei Küche, Sanitärräumen und der Dokumentation ankommt.

Was gehört in einen Reinigungsplan fürs Büro?

Ein brauchbarer Reinigungsplan beantwortet für jede Fläche vier Fragen: Was wird gemacht, wie oft, von wem und mit welcher Besonderheit? Genau diese Spalten finden Sie in der Vorlage wieder:

Bereich: der Raum oder die Zone, z. B. Arbeitsplätze oder Teeküche
Tätigkeit: die konkrete Aufgabe, z. B. „Papierkörbe leeren, Müllbeutel wechseln“
Intervall: wie oft die Tätigkeit anfällt
Zuständig: Name, Team oder Dienstleister
Bemerkung: Hinweise wie Reinigungsmittel, Schlüssel, Zeitfenster oder Materialvorgaben

Oben im Blatt tragen Sie außerdem Objekt bzw. Adresse und das Datum ein, ab dem der Plan gilt. Das klingt nebensächlich, hilft aber, wenn mehrere Standorte oder ältere Versionen im Umlauf sind.

So ist die Vorlage aufgebaut: Bereiche und Tätigkeiten

Das Excel-Blatt „Reinigungsplan“ ist nach Bereichen gegliedert. Jede Zeile enthält bereits eine typische Tätigkeit mit einem Vorschlag für das Intervall. Sie können Zeilen löschen, ergänzen oder umformulieren.

Arbeitsplätze

Hier stehen die täglichen Grundaufgaben wie Papierkörbe leeren, dazu das feuchte Wischen freier Schreibtischflächen und die Bodenreinigung. Seltener fallen Kontaktflächen rund um Telefone und Tastaturen sowie das Abstauben von Heizkörpern, Fensterbänken und Regalen an.

Besprechungsräume

Tische, Stühle und Boden sind die Kernpunkte. Werden Ihre Räume sehr unterschiedlich genutzt, lohnt sich eine Bemerkung wie „nach Kundenterminen zusätzlich“.

Küche / Teeküche

Arbeitsflächen, Spüle, Armaturen und Boden sind in der Vorlage täglich vorgesehen, Geräte wie Kaffeemaschine und Mikrowelle außen wöchentlich, der Kühlschrank monatlich.

Sanitärräume

WC, Urinale und Waschbecken, Spiegel und Armaturen sowie das Auffüllen von Verbrauchsmaterial stehen auf täglich. Die kompletten Wandfliesen sind als monatliche Aufgabe eingetragen.

Eingang / Flure und Sonderleistungen

Die Sauberlaufzone im Eingang ist täglich vorgesehen, Türen, Griffe, Lichtschalter und Glastüren wöchentlich. Unter Sonderleistungen finden Sie Aufgaben, die nicht zur laufenden Routine gehören, etwa die Fensterreinigung innen und außen oder eine Grundreinigung der Böden bzw. Teppichreinigung.

Reinigungsintervalle festlegen: täglich, wöchentlich, monatlich

In der Spalte Intervall wählen Sie per Dropdown zwischen täglich, 2–3× pro Woche, wöchentlich, monatlich, quartalsweise und nach Bedarf. Die eingetragenen Werte sind Beispiel-Empfehlungen aus der Praxis, keine Vorgabe. Passen Sie sie an Ihr Objekt an.

Diese Faktoren entscheiden in der Regel über das passende Reinigungsintervall:

Personenzahl und Belegung: Ein Büro mit vielen Homeoffice-Tagen braucht an Arbeitsplätzen oft weniger als eines mit voller Belegung.
Publikumsverkehr: Kommen regelmäßig Kunden oder Mandanten, verdienen Eingang, Besprechungsräume und Sanitärbereiche mehr Aufmerksamkeit.
Bodenbelag: Teppich, Vinyl oder Parkett stellen unterschiedliche Ansprüche an Methode und Häufigkeit.
Jahreszeit: In Berlin bringt der Winter mit Streugut und Nässe deutlich mehr Schmutz in Eingänge und Flure. Hier kann es sinnvoll sein, die Sauberlaufzone saisonal häufiger einzuplanen.

Tipp: Beginnen Sie mit den Beispiel-Intervallen und prüfen Sie nach vier bis sechs Wochen, wo es hakt. Bereiche, die regelmäßig vor dem nächsten Termin verschmutzt sind, bekommen ein kürzeres Intervall, Bereiche ohne sichtbaren Bedarf ein längeres.

Reinigungsplan für die Küche im Büro

Die Teeküche ist in vielen Büros der Bereich, der am schnellsten unordentlich wirkt, weil ihn alle nutzen und sich niemand verantwortlich fühlt. Deshalb sollten Sie hier besonders klar trennen, was die Mitarbeitenden selbst erledigen und was die Reinigung übernimmt.

Bewährt hat sich zum Beispiel diese Aufteilung:

Team: eigenes Geschirr in die Spülmaschine, Spülmaschine ausräumen, verschüttete Getränke sofort aufwischen
Reinigung: Arbeitsflächen, Spüle, Armaturen und Boden, Geräte außen, Kühlschrank auswischen

Für das Leeren des Kühlschranks, also das Entsorgen vergessener Lebensmittel, empfehlen wir einen festen Termin, der vorher im Team angekündigt wird. Tragen Sie solche Absprachen in der Spalte Bemerkung ein, damit sie nicht nur mündlich existieren.

Reinigungsplan fürs Bürogebäude mit mehreren Etagen

Bei größeren Flächen oder mehreren Mietparteien stößt ein einziger Plan schnell an Grenzen. Dann bietet sich an, pro Etage oder pro Nutzungseinheit ein eigenes Blatt anzulegen. In Excel kopieren Sie dazu einfach das Blatt „Reinigungsplan“ und benennen es um.

Gemeinsam genutzte Flächen wie Eingangshalle, Treppenhaus oder Aufzug gehören in einen übergeordneten Plan, damit klar ist, wer dafür zuständig ist. Gerade in Berliner Gewerbehöfen und Altbauten mit mehreren Aufgängen vermeidet das Doppelarbeit oder Lücken.

Reinigungsnachweis: Checkliste zum Abzeichnen

Das zweite Blatt der Vorlage heißt „Nachweis“. Es ist als Checkliste für die Büroreinigung pro Durchgang gedacht und enthält die Spalten:

Datum und Uhrzeit des Durchgangs
Erledigt (Tätigkeiten): was gemacht wurde
Kürzel der ausführenden Person
Kontrolle: Abzeichnen durch die verantwortliche Stelle

Oben tragen Sie den Bereich ein, für den die Liste gilt. Am besten drucken Sie für Sanitärräume und Teeküche je ein Blatt aus und hängen es gut sichtbar, aber dezent auf, etwa innen an der Tür.

Ein Reinigungsnachweis schafft Transparenz für beide Seiten: Sie sehen, dass die Leistung erbracht wurde, und die Reinigungskräfte können belegen, wann sie vor Ort waren. Ob in Ihrer Branche darüber hinaus bestimmte Dokumentationspflichten gelten, etwa aus Hygiene- oder Arbeitsschutzvorgaben, sollten Sie im Einzelfall prüfen.

Vorlage ausfüllen: in fünf Schritten zum fertigen Plan

Objekt und Startdatum eintragen.
Bereiche prüfen: nicht vorhandene Bereiche löschen, fehlende ergänzen, etwa Empfang, Serverraum oder Duschen.
Tätigkeiten anpassen: an Ihre Ausstattung und Bodenbeläge.
Intervalle wählen und Zuständigkeiten eintragen, jede Zeile mit einem Namen oder einer Rolle.
Plan bekanntmachen: an alle Beteiligten verteilen, Nachweisblätter aushängen und einen Termin für die erste Überprüfung festlegen.

Weiterlesen: Was genau zur laufenden Reinigung gehört, erklärt unser Ratgeber Was ist Unterhaltsreinigung? Für die Ausschreibung an mehrere Reinigungsfirmen eignet sich das Leistungsverzeichnis Reinigung als Vorlage.

Reinigungsplan mit Clean Concept umsetzen

Ein guter Plan ist die Grundlage, entscheidend ist aber die zuverlässige Umsetzung. Bei Clean Concept Berlin arbeiten ausschließlich eigene, feste Teams ohne Subunternehmer, und Sie haben einen festen Ansprechpartner. Regelmäßige Qualitätskontrollen gehören bei uns dazu, ebenso Reinigungszeiten früh, abends oder am Wochenende, damit Ihr Betrieb ungestört bleibt.

Gern besprechen wir Ihren Reinigungsplan vor Ort: Bei einer kostenlosen, unverbindlichen Besichtigung nehmen wir Flächen, Nutzung und Besonderheiten auf, und Sie erhalten innerhalb von 24 Stunden ein Angebot. Mehr zu unserer Unterhaltsreinigung in Berlin finden Sie auf der Leistungsseite.

Wir schauen uns Ihr Objekt gern kostenlos vor Ort an und machen Ihnen ein individuelles Angebot. Jetzt kostenlose Besichtigung buchen oder rufen Sie uns an: 030 260 35 389 (Mo–Fr 7–18 Uhr).