Leistungsverzeichnis Reinigung: Vorlage und Anleitung für vergleichbare Angebote

Ein Leistungsverzeichnis für die Reinigung beschreibt schriftlich, welche Flächen eine Reinigungsfirma wie oft und in welchem Umfang reinigen soll. Weil alle Anbieter auf derselben Grundlage kalkulieren, werden ihre Angebote direkt vergleichbar: Sie sehen sofort, ob ein Unterschied am Leistungsumfang oder an der Kalkulation liegt. Mit unserer kostenlosen Leistungsverzeichnis-Reinigung-Vorlage (PDF und Excel) erfassen Sie Objektdaten, Leistungen je Raumgruppe und Ihre Anforderungen in drei übersichtlichen Tabellenblättern.

Ohne ein solches Dokument beschreibt jeder Anbieter die Leistung auf seine Weise. Das eine Angebot enthält die Glasreinigung, das andere nicht, das dritte rechnet die Küche nur einmal pro Woche. Am Ende vergleichen Sie unterschiedliche Leistungen statt unterschiedlicher Angebote.

Im Folgenden erklären wir, wie die Vorlage aufgebaut ist, wie Sie jedes Blatt ausfüllen und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Was gehört in ein Leistungsverzeichnis für die Reinigungsfirma?

Ein gutes Leistungsverzeichnis beantwortet drei Fragen: Welches Objekt wird gereinigt, was genau wird in welchem Intervall gereinigt und unter welchen Bedingungen soll die Reinigungsfirma arbeiten. Genau diese drei Fragen bildet unsere Vorlage in drei Tabellenblättern ab:

1. Objektdaten: Rahmendaten zu Gebäude, Nutzung und Organisation
2. Leistungen: Tätigkeiten und Intervalle je Raumgruppe
3. Anforderungen: Erwartungen an Personal, Qualität und Vertrag

Die Excel-Datei eignet sich zum digitalen Ausfüllen und Versenden, die PDF-Version zum Ausdrucken, etwa für einen Rundgang durch das Objekt mit Klemmbrett.

Leistungsverzeichnis Unterhaltsreinigung erstellen: Schritt für Schritt

Am besten gehen Sie das Objekt einmal komplett ab, bevor Sie das Verzeichnis ausfüllen. So übersehen Sie keine Abstellkammer und keinen zweiten Sanitärbereich.

Blatt 1: Objektdaten

Hier tragen Sie alles ein, was ein Anbieter für die Planung von Personal und Einsatzzeiten wissen muss:

• Auftraggeber, Adresse und Ansprechpartner: Wer beauftragt, wo liegt das Objekt, wer ist vor Ort erreichbar?
• Objektart: zum Beispiel Büro, Praxis, Kanzlei, Schule oder Gewerbefläche
• Gesamtfläche: die zu reinigende Fläche in Quadratmetern, nicht die vermietete Bruttofläche
• Nutzungszeiten: wann das Objekt genutzt wird, inklusive Schichtbetrieb oder Wochenendöffnung
• Gewünschte Reinigungszeiten: früh morgens, abends nach Betriebsschluss, nachts oder am Wochenende
• Personen und Arbeitsplätze: gibt einen Eindruck von der Nutzungsintensität, vor allem in Küche und Sanitärbereichen
• Zugang und Schlüssel: Schlüsselübergabe, Transponder, Alarmanlage, Pförtner
• Verbrauchsmaterial: Sollen Seife, Papierhandtücher, Toilettenpapier und Müllbeutel von der Reinigungsfirma gestellt und aufgefüllt werden oder von Ihnen?
• Leistungsbeginn: ab wann die Reinigung starten soll
• Besonderheiten: zum Beispiel empfindliche Böden, Serverräume, Bereiche mit Zutrittsbeschränkung oder ein Berliner Altbau mit Stuck und Dielen

Blatt 2: Leistungen je Raumgruppe

Das Herzstück jedes Leistungsverzeichnisses für die Büroreinigung. Statt jeden Raum einzeln aufzulisten, fasst die Vorlage gleichartige Räume zu Raumgruppen zusammen:

• Büro
• Besprechung
• Küche
• Sanitär
• Eingang, Flure und Treppen
• Lager und Technik
• Glasflächen

Für jede Raumgruppe füllen Sie diese Spalten aus:

• Anzahl Räume: wie viele Räume dieser Art es gibt
• Fläche m²: die Summe der Flächen dieser Raumgruppe
• Bodenbelag: etwa Teppich, Linoleum, Vinyl, Parkett, Fliesen oder Naturstein
• Leistungen: was konkret zu tun ist, zum Beispiel „Papierkörbe leeren, Tische feucht wischen, Boden saugen“
• Intervall: täglich, 3× wöchentlich, wöchentlich, monatlich oder nach Bedarf
• Bemerkung: Ausnahmen und Hinweise, etwa „Schreibtische nur, wenn frei geräumt“

Tipp: Schreiben Sie Leistungen so konkret, dass ein Außenstehender sie ohne Rückfrage ausführen könnte. „Küche reinigen“ lässt viel Spielraum, „Arbeitsflächen, Spüle und Fronten feucht reinigen, Spülmaschine ein- und ausräumen“ nicht.

Bei den Intervallen orientieren Sie sich am besten an der tatsächlichen Nutzung. In der Regel werden Sanitärbereiche und Küchen häufiger gereinigt als Büros, Lager- und Technikräume deutlich seltener. Glasflächen haben meist eigene Intervalle, die sich von der laufenden Unterhaltsreinigung unterscheiden.

Blatt 3: Anforderungen

Hier halten Sie fest, was Ihnen neben der eigentlichen Reinigung wichtig ist. Die Vorlage enthält dafür vorbereitete Punkte, die Sie ankreuzen oder ergänzen:

• Festes Team: dieselben Mitarbeitenden im Objekt statt wechselnder Kräfte
• Keine Subunternehmer: die Reinigung erfolgt durch eigenes Personal des Anbieters
• Qualitätskontrollen: wie oft und in welcher Form die Reinigungsqualität geprüft wird
• Nachweis: zum Beispiel ein Protokoll oder eine Leistungsdokumentation
• Umweltschonende Mittel: falls Ihnen das wichtig ist oder Ihre Unternehmensrichtlinien es verlangen
• Vertretung: wie Urlaub und Krankheit abgedeckt werden
• Laufzeit und Kündigung: gewünschte Vertragslaufzeit und Kündigungsfristen
• Besichtigung vor Angebot: ob Anbieter das Objekt vor der Angebotsabgabe besichtigen sollen

Gerade der letzte Punkt lohnt sich. Ein Angebot nach Besichtigung ist in der Regel genauer als eines, das nur auf Zahlen aus einer Tabelle beruht.

Ausschreibung Reinigung: So nutzen Sie das Leistungsverzeichnis

Mit dem ausgefüllten Leistungsverzeichnis können Sie mehrere Reinigungsfirmen gleichzeitig anfragen. Damit der Vergleich gelingt, empfehlen wir folgendes Vorgehen:

1. Dieselbe Fassung an alle senden. Ändern Sie nach dem Versand nichts mehr, ohne alle Anbieter zu informieren.
2. Besichtigungstermine anbieten. So können Rückfragen direkt vor Ort geklärt werden.
3. Angebote nach Positionen prüfen. Vergleichen Sie nicht nur die Gesamtsumme, sondern ob alle Raumgruppen, Intervalle und Anforderungen abgedeckt sind.
4. Abweichungen nachfragen. Weicht ein Anbieter vom Verzeichnis ab, lassen Sie sich die Gründe erklären.
5. Leistungsverzeichnis zum Vertragsbestandteil machen. Dann ist später klar, welcher Umfang vereinbart wurde.

Öffentliche Auftraggeber wie Schulen oder Behörden müssen bei einer Ausschreibung Reinigung zusätzlich die geltenden Vergabevorschriften beachten. Welche Regeln im Einzelfall gelten, sollte Ihre Vergabestelle oder eine fachkundige Beratung prüfen. Unsere Vorlage ersetzt keine förmlichen Vergabeunterlagen.

Leistungsverzeichnis für Hausverwaltungen

Auch für Wohnanlagen und Mehrfamilienhäuser funktioniert die Vorlage. Statt Büros und Besprechungsräumen stehen hier Treppenhäuser, Eingänge, Keller und Gemeinschaftsflächen im Mittelpunkt. Nutzen Sie dafür vor allem die Raumgruppen „Eingang, Flure und Treppen“ sowie „Lager und Technik“ und ergänzen Sie in der Bemerkung etwa die Anzahl der Etagen oder Aufgänge. Mehr zur laufenden Pflege von Hausfluren finden Sie bei unserer Treppenhausreinigung in Berlin.

Typische Fehler beim Leistungsverzeichnis Reinigung

Diese Punkte führen in der Praxis am häufigsten zu Angeboten, die sich nicht vergleichen lassen:

• Flächen geschätzt statt gemessen: Nutzen Sie Grundrisse oder messen Sie die Räume nach.
• Bodenbeläge fehlen: Teppich, Parkett und Fliesen werden unterschiedlich gereinigt und gepflegt.
• Intervalle unklar: „regelmäßig“ ist kein Intervall, „2× wöchentlich, dienstags und freitags“ schon.
• Verbrauchsmaterial nicht geregelt: Wer liefert und füllt auf? Das sollte vor Vertragsbeginn feststehen.
• Sonderleistungen vermischt: Grundreinigung oder Teppichreinigung gehören in eine eigene Zeile, nicht in die laufende Unterhaltsreinigung.
• Zugang vergessen: Wenn die Reinigung abends stattfindet, muss geklärt sein, wie das Team ins Gebäude kommt.

Weiterlesen: Der Unterschied zwischen Leistungsverzeichnis und Reinigungsplan: Das Leistungsverzeichnis beschreibt, was beauftragt wird, der Reinigungsplan fürs Büro regelt den Alltag danach. Grundlagen zur laufenden Reinigung finden Sie unter Was ist Unterhaltsreinigung?

Leistungsverzeichnis besprechen mit Clean Concept Berlin

Sie haben die Vorlage ausgefüllt oder sind sich bei einzelnen Punkten unsicher? Wir sehen uns Ihr Objekt gern bei einer kostenlosen, unverbindlichen Besichtigung an, gehen das Leistungsverzeichnis gemeinsam mit Ihnen durch und erstellen Ihnen innerhalb von 24 Stunden ein Angebot ohne versteckte Kosten.

Wir schauen uns Ihr Objekt gern kostenlos vor Ort an und machen Ihnen ein individuelles Angebot. Clean Concept arbeitet mit eigenen, festen Teams und ohne Subunternehmer und betreut Objekte in allen Berliner Bezirken. Mehr zu unserer Unterhaltsreinigung in Berlin erfahren Sie auf der Leistungsseite. Oder Sie buchen direkt Ihre kostenlose Besichtigung bzw. rufen uns an unter 030 260 35 389 (Mo–Fr 7–18 Uhr).